Finländarna vill att kontakten med myndigheter ska fungera smidigt – också kommunerna har ett ansvar

I tider då myndighetsbrev delades ut flitigt i brevlådorna såg vardagen annorlunda ut. Ur dagens perspektiv kan den tidens kommunikation framstå som koncentrerad och överskådlig. Numera är det allt färre som sparar dokument till exempel i byrålådor, och även kommunerna behöver överväga hur kommunikationen ska hållas smidig för invånarna i en tid med digital post och många kanaler.

Postens strategi- och tjänsteutvecklingsdirektör Kimmo Salakka säger att kommunerna står inför flera val när de bestämmer vilka tjänster som ska tas i bruk.

Kommunerna behöver bland annat avgöra vilka kanaler som lämpar sig för kommunala servicebolag och deras fakturering, eller vilka kanaler som passar bäst för allmänna meddelanden till invånarna. På den digitala sidan finns goda möjligheter att utveckla tvåvägskommunikation, något som man även vill främja i tjänsten OmaPosti, tillägger Salakka.

Genom gemensamma överenskommelser kan olika aktörer göra sina serviceprocesser smidigare. I praktiken kan det handla om att ett meddelande i OmaPosti länkar direkt till kommunens digitala tjänst, där ärendet kan skötas.

Digital post är en del av kommunens kommunikationshelhet, men samtidigt måste säkerheten i de elektroniska tjänsterna beaktas. Här spelar både tjänstepersoner och förtroendevalda en viktig roll.

– Det kräver att man tänker igenom hur man vill betjäna invånarna, säger Salakka.

Stora förändringar på gång

Posten har kartlagt vilka förväntningar och synpunkter finländarna har på utvecklingen av digitala postlådor. Undersökningen är högaktuell med tanke på statens projekt ”Digitalt först”, där myndighetskommunikation från och med 2026 i första hand ska ske digitalt.

Projektets första fas har försenats, och samtidigt pågår den andra fasen där även privata digitala posttjänster inkluderas som kanaler för myndighetskommunikation.

– Digital först-kommunikationen är en betydande förändring i finländarnas vardag. Genom privata digitala postlådor, såsom OmaPosti, kan man nå en så stor del av befolkningen som möjligt, säger Postens ansvarighets- och samhällsrelationsdirektör Anna Storm.

OmaPosti har 2,7 miljoner registrerade användare, vilket gör den till Finlands mest använda digitala posttjänst.

Pappersposten har fortfarande en roll

För finländarna är det viktigt att själva få välja till vilken digital postlåda myndighetsmeddelanden skickas. Detta framkommer i Postens nya undersökning om digital post.

Valfriheten anses särskilt viktig bland personer över 55 år.

– Resultaten visar att människor vill underlätta vardagens informationsflöde och sköta myndighetsärenden via de applikationer och kanaler de redan använder. Samtidigt är papperspost fortfarande en viktig väg för många när det gäller att ta emot officiella beslut, säger Storm.

Överraskande oklarheter bland unga

Undersökningen visar också att en del finländare inte vet vilka aktörer som räknas som myndigheter.

– Intressant nog sjunker kännedomen tydligt när det gäller välfärdsområden, kommuner och städer. Många känner inte igen att de är myndigheter som i framtiden omfattas av Digitalt först-lagstiftningen, säger Postens direktör för digital tillväxt Elizabeth Kerppola.

Kerppola presenterade ett diagram som visar vilka aktörer finländarna identifierar som myndigheter. Särskilt bland unga i åldern 15–24 år är osäkerheten stor när det gäller exempelvis välfärdsområden och kommuner.

Nästan alla svarande vet däremot att aktörer som Tullen, polisen och tingsrätten är myndigheter.

Artiken publicerades först på Kuntalehti.fi